Kent u het gevoel dat u probeert uit te leggen wat u bedoelt en dat uw gesprekspartner u meewarig aankijkt en te kennen geeft dat hij u niet kan volgen? Kent u het gevoel dat u uw standpunt toelicht en tijdens de eerste zin wordt onderbroken door uw gesprekspartner omdat hij het niet met u eens is?  Soms worden gesprekspartners zelfs boos, verdrietig of geïrriteerd terwijl ik alleen maar mijn ervaring deel.

Dit soort situaties komen voor in 1 op 1 gesprekken en dat geeft een rot gevoel. Het is nog vervelender als dit soort situaties zich voordoen in een groep mensen die een gezamenlijk doel hebben zoals een management team of een project team.

Open deur?

Communicatie in organisaties en teams is cruciaal voor het behalen van de beoogde doelen en is cruciaal voor het welbevinden van de teamleden en medewerkers in een organisatie. Het is een open deur maar…in dit land lopen er volksstammen gefrustreerd rond omdat er ergens iets mis gaat in de communicatie.  De frustratie zit aan beide kanten van de tafel; allemaal mensen die last hebben van het gevoel dat ze niet gehoord of begrepen worden.

Wat is er aan de hand in bovenstaande voorbeelden?

4 niveaus van communicatie

Zelf vind ik het nuttig om het volgende schema toe te passen (op mezelf!) op momenten dat de communicatie niet goed werkt. Er zijn in mijn ervaring 4 niveaus waarop mensen met elkaar communiceren:

Niveau 1:  Ons kent ons (gemak relatie)

Hoe is het met je? Heb je een fijn weekend gehad? De wekelijkse rapportage in het MT etc. Dit zijn standaard vragen waar een standaard antwoord op hoort te komen.
Op dit niveau zijn er tal van ongeschreven wetmatigheden in organisaties, families, teams etc. die bepalen wat er hoort en wat er niet hoort.

Communicatie varieert van het soort schoenen of kleding dat je hoort te dragen, tot eetvoorkeuren, taalgebruik en standaard opvattingen over tal van onderwerpen.  “Zo doen wij dat” is het uitgangspunt en je uiten op basis van wat je werkelijk vindt of voelt is not done. Er is m.i. geen sprake van echte communicatie, het lijkt meer op het bevestigen van patronen uit het verleden en het leveren van bewijs dat ik voldoe aan de verwachtingen. De angst om er niet meer bij te horen  en uit de groep te vallen is een dominante factor. Aan de andere kant is het een goed gevoel om er bij te horen en te weten dat je voldoet.

Niveau 2: het debat (macht relatie)

Kenmerkend is dat gesprekspartners een eigen, afwijkend standpunt hebben en op basis van argumenten de “tegenpartij” met alle mogelijke middelen proberen te overtuigen van hun gelijk.
Overtuigen en winnen is het doel en de communicatie wordt verheven tot een wedstrijd. De verliezer daalt in aanzien en de winnaar stijgt in aanzien in de groep.

Omdat beide partijen zich volledig vereenzelvigen met het standpunt is verliezen echt pijnlijk. Het is alsof je zelf onderuit wordt gehaald en je voelt je miskend en klein. Als de tegenpartij praat dan luister je alleen naar de mogelijkheden die jou worden geboden om te scoren en je gebruikt de gesprekstijd van de tegenstander om je volgende argument voor te bereiden in je hoofd. Je bent dus vooral met jezelf bezig. Als er al een relatie is dan is de kans groot dat de discussie de relatie verhard of zelfs verstoord. Dit is de reden dat ik in veel organisaties mensen spreek die niet meer durven zeggen wat ze werkelijk vinden. De pijn van verloren discussies in het verleden heeft geleid tot vermijdingsgedrag. De relatie is blijvend verstoord.

Niveau 3: De dialoog (gelijkwaardige relatie)

Het startpunt is gelijk aan fase 2; partijen hebben een eigen, afwijkend standpunt.
Het grote onderscheid met fase 2 is dat in de dialoog beide partijen werkelijk luisteren naar de andere partij en op zoek gaan naar gemeenschappelijkheid.

Hier ontstaat een gelijkwaardige relatie in tegenstelling tot niveau 1 en niveau 2.  Gericht zoeken naar een gemeenschappelijk uitgangspunt brengt partijen dichter bij elkaar en geeft beide partijen het gevoel dat ze worden gehoord. Interessant is dat juist de afwijkende meningen en visies van eenlingen in deze wereld leiden tot vernieuwing.  Fase 3 vergt van de gesprekspartners dat ze daadwerkelijk kunnen luisteren of beter gezegd dat ze elk standpunt respecteren en weten dat het eigen standpunt beperkingen kent. Het stellen van stimulerende vragen aan de anderen staat centraal en is de hoge kunst die bepaalt wat de uitkomst zal zijn. Er bestaat even geen beter of slechter, diversiteit is hier troef en vergroot de feestvreugde en het engagement van betrokkenen. Er ontstaat veiligheid omdat eigenheid wordt gerespecteerd of zelf aangemoedigd.

Op deze basis kan een eenvoudig gesprek inspireren en leiden tot nieuwe ideeën, en groei voor de personen en de groep waar ze deel van uitmaken.

Niveau 4:  Presencing (zijns relatie)

Dit niveau kenmerkt zich door het gegeven dat de persoonlijke positie van individuen totaal ontbreekt. Deelnemers weten dat ze niet weten en hooguit een persoonlijke gezichtspunt hebben. De waarheid en het Weten met een hoofdletter wordt in het hier en nu door de deelnemers gecreëerd.

Populair gezegd: de waarheid bevindt zich tussen de neuzen van mensen en niet tussen de oren. Opvattingen hebben plaats gemaakt voor innerlijk Weten omdat de deelnemers in het gesprek in contact zijn met hun eigen bron van wijsheid. Vergelijk het met een kunstschilder die intuïtief weet waarom en waar hij de eerste penseelstreek op het blanco doek zet. Hij heeft een beeld van het kunstwerk voor ogen en hij weet dus waar hij naar toe werkt. Vanuit zijn innerlijke weten hoe de toekomst, het kunstwerk er uit gaat zien werkt hij streek voor streek naar het eindresultaat.  Er is een sterk innerlijk willen dat niet gestopt kan worden. Hier vindt werkelijke creativiteit zijn oorsprong en wordt de toekomst in het heden gecreëerd.

Van leiders vergt dit dat ze zich bewust worden van hun eigen bron en dat ze weten dat ze een rol hebben bij het ontvouwen, naar een vorm brengen van een toekomst die er in de geest al is. Overigens is  op dit niveau geen sprake meer van niveaus of van leiders in traditionele zin. Alle betrokkenen zijn (zelf)leiders die weten welke specifieke rol ze hebben in het realiseren van het hogere doel.

Tot slot

Voor teams  en organisaties is het belangrijk om bewust te kijken naar de niveaus van communicatie omdat het een belangrijke invloed heeft op de betrokkenheid, productiviteit en creativiteit van medewerkers. De eerste stap is altijd om bewust te kijken naar de positie die u zelf kiest in uw eigen communicatie. De communicatie van de ander(en)  kunt u slechts voor lief nemen. Het niveau van uw eigen communicatie is een keuze die u kunt maken.

In de team trainingen van Pulsar Partners komt communicatie en het ontwikkelen van bewustzijn op taalgebruik op speelse manier aan de orde.

Pulsar Partners faciliteert en realiseert onhaalbare projecten en diepgaande veranderingen in mensen en organisaties en bemoedigt mensen om te ondernemen op basis van hun unieke talent en missie